バイトの採用を辞退したい…丁寧な断り方を解説【例文付き】

バイトの採用を辞退するときは、やはりマナーを守って真摯に対応したいものです。まずは辞退するときのポイントについてみていきましょう。

連絡は必ずする
バイトだからと軽く考え、辞退の連絡をしないのは絶対にNG。応募先への連絡は必ずしましょう。応募先は採用を決めた段階で、シフト調整や研修といった準備を始めているかもしれませんし、働いてくれると思って募集を停止している可能性もあります。辞退の連絡は必ず行いましょう。

辞退の連絡は早ければ早いほどよい
応募先は採用を決めた段階で、先述したようにさまざまな準備をしています。辞退を決めたにも関わらず連絡を先延ばしにすればするほど迷惑がかかります。
伝えづらい気持ちもあるかもしれませんが、先延ばしにするほど断りづらくなります。辞退の連絡はすぐ行うようにしましょう。

断る理由は正直に伝える
採用辞退の連絡をする際に、辞退理由を必ず伝えなければならないということはありません。とはいえ、自らすすんで話す必要はありませんが、相手から聞かれた場合には誠意をもって正直に伝えた方が良いでしょう。
「他社の採用が決まったため」「面接時と状況が変わってしまったため」「条件が合わない」というようなおおまかな理由を伝え、深掘りされたら自身が言える範囲で答えましょう。
言い出しにくい事情や話したくない事柄についてであれば、「諸事情により」という言い方でも問題はありません。さらにしつこく聞かれたら「個人的な事情なので答えられない」という旨を伝えましょう。

採用辞退の連絡手段は、基本的には電話で行いましょう。とはいえ、メールで連絡して良い場合もありますので、それぞれみていきます。

基本的には電話で行う
採用辞退は確実に、またできるだけ早めに伝える必要があるため、基本的には電話で伝えましょう。メールや手紙の方がこちらの気持ちとしては楽かもしれませんが、大切なことは直接伝えるというのがマナーです。応募先は面接や選考など、あなたのために時間を割いて対応してくれたはずなので、誠意をもって直接自分の言葉で伝えるようにしましょう。

場合によってはメールでも良い
採用辞退の連絡は基本的には電話が望ましいですが、メールで良い場合もあります。
例えば、採用連絡自体がメールで来たり、今までのやり取りがすべてメールだったりする場合は、メールの返信の中で辞退を伝えても問題はありません。
また、電話がつながらない、担当者がいつも不在などという理由で、電話が難しいこともあるかもしれません。その場合にも、少しでも早く伝えるためにメールを使ってもよいでしょう。ただし、なかなか返信が来ない場合、応募先がメールを見逃している可能性があります。後日改めて電話をすると、より丁寧な対応といえるでしょう。

採用の辞退を伝える際のトーク例・例文を紹介していきます。なお、電話をかける際には相手の忙しい時間帯は避けるようにし、また周りが静かで電波も安定したところを選びましょう。伝えるべき内容をメモしておけば、気持ちにも余裕を持つことができます。

電話がつながって最初の一言
応募先に電話しても、自分を担当してくれた人とつながるかどうかはわかりません。忙しい中自分に時間を割いてもらっていることへの配慮と、自分が誰で、なんの要件で電話したのかを簡潔に伝えましょう。

【例文】
お忙しいところ失礼いたします。先日アルバイトに応募させていただきました○○と申します。採用担当の□□様（不明であれば「採用のご担当者様」でもOK）はいらっしゃいますでしょうか」

担当者に変わってから
担当者が電話に出たら、辞退する旨を伝えましょう。

【例文】※中略のタイミングで一呼吸おき、相手の反応があれば会話します。
「お世話になっております。先日アルバイトの面接をしていただいた○○と申します。大変申し訳ありませんが、今回の採用を辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。（中略）お時間を割いていただいたのに、申し訳ありませんでした」

理由を聞かれたら
相手から聞かれなければあえて伝える必要はありませんが、理由を尋ねられた場合、以下のように伝えます。

【第一希望のバイトの採用が決まった】
「申し訳ありませんが、他のアルバイトに決まりましたので、辞退いたします。」

【学業との両立が困難になった】
「申し訳ありませんが、以前と状況が変わってしまいました。論文の対応が忙しく、バイトと両立することが困難となってしまいましたので、辞退いたします。」

【家庭の事情で働けなくなった】
「申し訳ありませんが、以前と家庭の状況が変わってしまいました。アルバイトをすることが困難となりましたので、辞退いたします。」

理由を聞かれたが答えたくない時は
理由を聞かれたものの、答えたくない場合には、下記のように伝えます。
「諸事情により、アルバイトをすることが困難になってしまいました。大変申し訳ありません。」

◎バイトの採用を辞退するときは、できるだけ早めに伝える
◎辞退理由を聞かれたら正直に答える
◎辞退の連絡は電話で行うことがマナー
◎辞退の連絡が電話でできない場合や、過去のやり取りがメール中心の場合、メールで辞退の連絡をしてもOK
◎辞退の連絡をする際には、応募先の都合が良い時間に、自分の周りの環境にも注意して行う
◎電話連絡は、直接担当者に伝える